交流沟通工具之用幻灯片说故事

准备故事图解：画出你所持论点的完整结构，以每张图表上方的讯息文字串连成一个合乎逻辑又具说服力的故事 。

坐在我桌子對面的，是一位矽谷的執行長。他公司率先推出的一項科技產品，與我們的日常生活息息相關，那就是快閃記憶體。無論是智慧型手機、數位相機和電腦，都用它來儲存資料。他常常受邀上CNBC的節目，而且在我們見面之前，一直都有在進行商業簡報，這方面的經驗至少有二十年。然而，這位執行長仍然希望能夠再精進自己的公開演說技能。

我問他：「你已經十分成功。大家認為你是優秀的演講人。為什麼你仍覺得自己需要再進步？」

他答道：「總是還有進步空間。我們的股價只要上下1點，就代表公司的估值有幾十億美元的變動。因此我的溝通能力會有很大影響。」

過去二十年間，我曾為許多執行長和創業者擔任溝通技能的教練，這位執行長只是其中一位，卻很有代表性。那些最希望得到我協助的人，常常是早就功成名就、技能廣受稱讚的人。心理學家指出，這種現象可以用「鄧寧克魯格效應（Dunning-Kruger effect）來解釋。簡單來說，就是在某些事物上表現平平的人，會覺得自己比實際上更優秀，因此無法成長和改進。另一方面，優秀的領導人之所以表現優異，正是因為他們能看出自己的弱點，並設法改進。

以下訣竅的適用對象，是那些已經能夠自在進行簡報（其中許多人的技能甚至已廣受讚許），但想要表現得很優異的人。

1.優秀的簡報者所用的投影片張數較少，用字也較少

我曾和全球頂尖顧問公司麥肯錫（McKinsey）在這個領域多次合作。他們的資深合夥人曾告訴我，麥肯錫的新進企管碩士顧問常想展現自己淵博的知識，好讓客戶嘆服，而他們最常用的手法，就是做出極大量頁數的投影片。但是，這些新顧問很快就了解到「少才是多」，而且遠為更多。曾有一位合夥人教導新進顧問，每二十張投影片就濃縮成兩張，以大幅縮減頁數。

原因就在於，優秀的作者與講者也是優秀的編輯。史上某些最令人難忘的演講及文件，往往也是篇幅最短的，這並非意外。林肯總統的蓋茨堡演講（Gettysburg Address）只有272個英文字；甘迺迪總統的就職演說不到15分鐘；美國《獨立宣言》也只提了三項不可剝奪的權利，而不是洋洋灑灑列出22項。

關鍵重點：能刪就刪。

2.優秀的簡報者不使用項目符號

想表達重點的時候，用項目符號是最沒有效的方法。以史帝夫．賈伯斯（Steve Jobs）為例，他被認為是他那個時代最傑出的簡報人之一。他的投影片鮮少只有項目符號和文字，而是用照片搭配文字。

關於記憶與溝通的實驗發現，使用照片和圖像，比只使用文字更可能被記住。科學家稱這現象為「圖片優勢」（pictorial superiority）。分子生物學家約翰．麥迪納（John Medina）認為，記憶圖像的能力是人類最大強項之一。他寫道：「人類記憶圖片的能力十分了不起。聽到一則資訊，過了三天你只能記得10％。但如果加上一幅圖片，你就能記得65％。」

關鍵重點：為投影片的文字搭配照片、影片和圖像。

3.優秀的簡報者，會提升自己的語言表達能力

華頓商學院（Wharton）行銷學教授約拿．博格（Jonah Berger）的一項新研究顯示，講者如果適時改變語速、語調、音量，演講效果會更佳。

總之，這項研究指出，有效說服他人的人會控制自己的聲音，因而顯得對自己的論點更有自信。舉例來說，他們在強調關鍵訊息時會提高音量，而在提出重點之後會稍作停頓。

簡單來說，如果你在傳達關鍵訊息時，音量有高低、語調有抑揚頓挫，那麼你的簡報就會更有影響力、更有說服力、更有氣勢。

關鍵重點：別低估聲音能在觀眾心中留下正面印象的力量。

4.優秀的簡報者，會創造讓觀眾「哇」地驚嘆的時刻

觀眾不會記得每一張簡報投影片上的每一個字。他們會記得的是一些時刻，例子之一就是比爾．蓋茲（Bill Gates）2009年那場著名的TED演講。

當時蓋茲講到比爾與美琳達蓋茲基金會（Bill & Melinda Gates Foundation）抑制瘧疾傳播的成效，他說：「當然，瘧疾是靠著蚊子傳播的。我現場就帶了一些，讓大家感受一下。」接著他走到舞台，打開一個小罐子，放出一群蚊子（無瘧疾帶原）。

「我們先讓這些蚊子在這裡飛一下。」

那個時刻讓人意想不到，所以成功抓住了所有觀眾的注意力。當時的觀眾本來以為會聽到一場典型的PowerPoint簡報，也就是充滿了圖表和數據資料，但相反的，他們接收到的是發自內心對這項主題的介紹，這種沉浸式的體驗觸動了他們的情感。

讓人意料不到的時刻之所以能抓住聽眾的注意力，原因在於人腦很容易覺得無聊。我曾訪談的神經科學家普拉迪普（A.K Pradeep）表示：「『注意新鮮事』是所有人類天生具有的生存工具。人腦會去注意那些顯眼、新奇、突出，或是看起來好吃的東西。」

關鍵重點：給觀眾一點特別的東西。

5.優秀的簡報者會事先演練

大多數講者的練習都遠遠不足。當然，他們會事先重新看過投影片，但卻忽略了該投入許多時間去刻意練習，如此才能真正精彩地呈現那些內容。

馬爾康．葛拉威爾（Malcolm Gladwell）曾提出知名的「一萬小時法則」，作為衡量「卓越」的標準；他詳細說明，任何人只要針對自己的領域每週練習二十小時，維持十年，就能成為那個領域的大師。雖然你不會有那麼長的時間練習你的下一場簡報，但是，那些優秀的簡報人都有投入時間練習，才能從表現良好變成優異。

以金恩博士（Martin Luther King, Jr.）為例。他最著名的那些演說，都是經過多年練習後才達成的；正是有了這樣深厚的嫻熟程度，他才能具備必要的意識和彈性，而得以展現一種高級的演說技巧：臨場發揮。在林肯紀念堂前的階梯上，金恩博士臨場發揮說出一段著名講辭，而那場演說現在被人們稱為《我有一個夢》演講。當他開始重複說「我有一個夢」的時候，現場的記者有點困惑，因為這句話並不在他們事先拿到的演講稿裡面。金恩博士感受到觀眾的情緒，當下決定要把他過去許多演講裡的用詞和想法結合在一起。

一般相信，金恩博士一輩子演講超過2,500場。如果我們假設每一場需要花兩小時來草擬演講稿和排演練習（而且很多時候他花的時間遠多於兩小時），保守估計他的練習時間超過五千個小時。但這只包括演講而已，並沒有計入高中辯論會和幾百場的講道。在1963年8月他發表《我有一個夢》演講之前，他絕對已達到一萬小時的練習。

關鍵重點：花時間讓自己更優秀。

絕不要低估優秀溝通的力量。這有助於你得到夢想的工作、吸引投資人支持你的創業構想，或是提升你在組織裡的地位。雖然世界上已經有許多優秀的演講人，但你若是運用以上的訣竅，就能朝著脫穎而出踏出第一步。你能夠因為一次又一次發表亮眼的簡報與演講，而顯得出類拔萃。