律师发送电子邮件的“三大纪律与八项注意”

纪律一：下列事项不能发电子邮件

电子邮件确实方便，但它毕竟是一种公共媒介，每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到单位或公共服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎，尤其是处理重大敏感案件时，一般不要通过电子邮件传送以下信息：

1.涉及客户或案件的重大秘密信息。大数据时代，电子邮件中没有所谓的隐私权。在将重要商业机密或涉及客户隐私内容，写入邮件时，一定要多想想，万一信息内容泄露可能带来的风险。

2.涉及敏感的内容及话题。电子邮件毕竟不是面对面的交流，没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用相辅助，故即使同样的内容，但不同的文字表达方式都可能会让对方产生歧意，或不同的理解，导致无意的伤害或冒犯。所以，如果写邮件时一定要多考虑收件人的心理感受，避免让对方产生负面情绪。

3.涉及内容较为复杂的信息。邮件的主体内容中，最好不要传递复杂信息，比如详细的法律分析报告，不仅对方在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，形式上也显得不够正式，格式上也不好调整。故最好将其作为附件发送，并在邮件主体中概述附件的主要内容。

因此在涉及上述内容时，可灵活采取多种措施和方法，例如：

1.面对面沟通，以增加互信和安全，并达成更良好的沟通效果。

2.辅助其他更有效率的及时通讯工具，如电话、短信，QQ、微信等。

3.其他技术手段，如新设邮箱，存草稿箱，加密附件等方式。

纪律二：明确邮件发送的目的

律师写工作邮件前，一定要明确该邮件的目的是什么，并根据不同的目的调整表达方式，突出主题和要表达的内容，以更有效达到沟通的目的：

1.单向信息传递。即邮件内容主要在于通知提醒客户，或提供客户所需的重要信息，例如某项重要决定、行为或时间等，而并不需要客户对此积极回应，则邮件内容可更简单明了，一两句话直接说明主题。例如：

A:确认已收到贵司于何时邮寄的材料文件，特此告知。

B:关于客户询问的某问题，现已回复；或某案相关文件现已撰写完成，详见附件，请参阅附件。

C:某案现已收到法院通知，将于何时开庭，特此告知。

2.反向信息传递。即阐述基本事实后，需要去说服对方实施某项行为，或提示客户就某重要决定，及时准确做出答复，以确认双方达成某项行动一致，避免单方实施，形成不必要的风险。例如：

A:关于本案的某个重要文件已于何时寄出，贵司是否已收到，请回复确认。

B:关于某项商务谈判，请与会议前几日内，告知我方具体议事日程安排。

C:关于本案上诉期截止日期为哪天，我方是否提起上诉，或我方是按A还是按B方案提起上诉，请于几天内及时回复确认。

3.双向信息传递。更多时候，邮件内容沟通是双向和持续进行的，但只有在一方信息被对方充分接受并正确理解后，下一步沟通才能更有效完成。故邮件的内容、语气、方式等，需充分考虑收件人情况及心理感受，并做相应调整。对此，应综合关注以下几个点：

A:我方与收件人的关系、熟知度。例如越熟悉的人沟通可能形式可以更明快轻松，而初次打交通的客户则需要更为慎重严谨的表达。

B:收件人的身份、地位、文化背景、熟悉的语言、习惯的表达方式。例如不同的宗教信仰、文化可能有不同的忌讳之处。

C:邮件内容是正面或负面信息，收件人对此是否感兴趣，以及可能会出现的情绪反应。例如传递有利的判决结果信息时，需持谨慎乐观态度并提示仍可能的风险。传递不利的判决结果信息时，则需持适度积极态度并提供相应的解决思路或方案。

纪律三：别当“话篓子”律师

首先，除非确实有重要信息需要通过邮件来传递或沟通，否则最好不要大事小事都通过发邮件来沟通，可以采取其他客户更接受的即时沟通方式来解决，除了高效，语言的魅力和情感性也不是邮件中的文字可以替代。

其次，在定邮件时要学会反向思考，更多体察客户究竟需要什么样的信息，以及客户可能会关注到的问题。以这些问题要点和解决问题的答案，构成了邮件的主要框架。效果更好。例如沟通某个案件是否上诉时，不仅要分析我方上诉的利弊，还要分析对方当事人是否会上诉及可能带来的影响。这些都是客户关注的问题。

再次，邮件内容应该简明扼要、层次清晰，让客户能在最短的时间内获取到最重要信息。写邮件之前，要想清楚以下问题，并将相关信息进行组织和编排。

主要陈述什么观点或建议，为何客户要接受；

主要询问什么问题或意见，客户可能的回答；

同时发送什么文件或附件，客户为何会需要？

注意一