理解Excel数据透视表及基础应用

黑金富贵花 · 2024-3-8 03:00

数据透视表的功能和操作非常多，今介绍数据透视表最常见的10种操作，掌握这些，足以应对各种数据分析了。

1. 数据透视表基本操作

现在以统计各个销售员销售各个产品数量为例，介绍如何创建使用透视表，创建数据透视表只需要三步：

第一步：选择数据源

第二步：插入数据透视表，选择放置数据透视表的位置

第三步：拖动字段进行汇总、分析

根据自己需要统计的字段，将上图右上部的字段，拖入下面的四个框中。

以下是动图展示创建数据透视表的全过程

(1)更改数据源

如果数据源中的数值进行了更新或新增数据行、数据列，是否需要重新创建数据透视表呢？答案是不需要。

第一种如果数据源中的数值进行了更新，进行以下操作：选择数据透视表中任一单元格，点击“数据透视表工具”下方的“分析”，点击“刷新”完成。

第二种如果数据源的结构或布局变更了，这时采用“更改数据源”的方式。

(2) 有没有办法直接新增了数据源行数后直接刷新透视表就能得到最新的数据呢？

把数据源转换成表格

(1)选择数据的范围，点击“插入”选项中的“表格”后，可以看到数据源区域自动被选中，点击“确定”完成。

(2)成功创建表格后，在区域的右下角会有一个三角的标记，当我们在下一行录入数据的时候，这个标记会自动扩展。

(3)当我们成功转换表格后，需要使用表格作为透视表的数据源，此时数据源是以区域的形式存在，以后再添加数据源后就可以直接刷新。

以下是动图展示创建表格，最后刷新的全过程

2. 透视表使用前注意事项
用数据透视表，对原始数据是有严格的要求。数据透视表创建之前，要先做好前期数据整理。数据透视表的威力虽然无比强大，但使用前提是数据源要规范，否则会给后期创建和使用数据透视表带来层层阻碍，甚至无法创建数据透视表。

数据规范就是要检查，避免数据源出现以下的问题：
1、不能包含空字段（包含空字段，无法制作数据透视表）
2、不包含相同字段（相同的字段名，会自动添加序号，以示区别）
3、不能有合并单元格（字段所在行有合并单元格，等同于空字段，也无法创建数据透视表）
4、不能有空行（如果有空行，会当成空值处理）
5、不包含有文本型数字（文本型数字会导致汇总求和的结果错误）

所以我们在创建透视表的时候出问题，绝大多数情况下需要我们去检查数据源，排除是否存在上面的问题。

3. 数据透视表常用技巧

1. 样式改变为表格样式

2. 计数项改为求和项

3. 套用样式

4. 隐藏和显示汇总项

5. 合并单元格

6. 列宽及格式保持不变

7. 数据透视表数据源更新

8. 数据透视表切片器的使用

9. 数据透视表插入公式。

作者：帆软 https://www.fanruan.com/bw/excel